El servicio de recepción y envío de correo electrónico Outlook es de los más utilizados por su integración en Windows. Lo que sucede es que los envíos masivos de Email Marketing en Outlook tienen que seguir unas pautas. Aquí sabrás mejor cómo sacarle partido a esta herramienta.
Lo que tienes que saber para lanzar campañas de Email Marketing en Outlook
Antes de nada, conviene que dejemos claro un aspecto: puedes enviar correos masivos con Outlook, pero esa no es su especialidad. Por lo general, esta herramienta da lo mejor de sí cuando mandas un correo a un único destinatario o a grupos reducidos.
Si tu idea es enviar correos masivos con frecuencia, probablemente te interese más una herramienta de Email Marketing gratis. El problema de Outlook, más allá del diseño, radica en los problemas para mandar mensajes a más de 250 personas. Además, como el Outlook es una herramienta personal, es mucho más fácil que tus correos sean marcados como SPAM. De todas formas, y para salir del paso, Outlook te podría ayudar a realizar envíos de pocas personas y no muy complejos.
Dicho esto, hay que tener un conocimiento previo de cómo funciona la herramienta. Y la verdad es que, si no tienes experiencia previa, te vas a tener que familiarizar. Para que tengas éxito en el proceso de envío, has de tener en cuenta estos puntos que sirven para la versión de 2016. El proceso no es muy difícil, pero tienes que seguirlo.
1. Selección de usuarios
Lo primero que has de hacer es elegir a quién le vas a enviar el correo. Esto obliga a que, previamente, cuentes con una base de datos con las direcciones de tus contactos.
Una vez que cuentes con la información, tendrías que abrir la herramienta, dirigirte a la ficha «Personas» y seleccionar aquellos usuarios a los que quieras enviar el correo. Posteriormente, pulsarás sobre «Combinar Correspondencia» para poder entrar al siguiente menú. Piensa que este proceso igual te lleva un rato, así que no te pongas de los nervios porque es normal.
A diferencia de otras herramientas, aquí la selección de los destinatarios es la primera fase del proceso. Por lo tanto, te aconsejamos que tengas muy claro a quién lo vas a enviar.
2. Tipo de documento y asunto
Cuando estés en el menú de Combinar Correspondencia, tienes que clicar sobre la opción «Cartas Modelo» en la pestaña de «Tipo de Documento» y «Correo Electrónico» en la pestaña de «Combinar». Como puedes ver, la idea es que envíes una comunicación sencilla y que llegue rápido. Recuerda que, en estos casos, no vas a poder hacer demasiadas florituras en diseño.
El asunto tiene que cubrirse porque es genérico para todos y cada uno de los receptores. Para ello, tienes que dirigirte a «Línea del Asunto del Mensaje» y allí incluir el texto que consideres oportuno. El asunto tiene que ser común a todas las personas y recuerda que tiene que ser una frase que llame la atención.
3. Línea de saludo y envío
Cuando hayas aceptado entrarás en la ficha de «Combinar» y, posteriormente, en el menú «Escribir e Insertar Campos». Ahí tienes la posibilidad de escribir una línea de saludo genérica o personalizada, y lo aconsejable, con mucha diferencia, es que elijas la segunda opción. A todos nos gusta que se dirijan por nuestro nombre y eso no rompe la formalidad si ha habido interacciones previas.
¿Ya lo tienes listo? Pues ahora llegamos a los últimos pasos antes de enviar tu correo masivo. En «Combinar en Correo Electrónico» podrás redactar el mensaje y, una vez que esté en condiciones, ya podrás enviar el mensaje. Para ello, solo le tienes que dar a «Finalizar y combinar».
Razones por las que utilizar una herramienta profesional de email marketing para el envío de correos masivos.
El Email Marketing en Outlook es una de las posibilidades eventuales que puedes utilizar si careces de alternativas mejores. Eso sí, si eres una PYME, o marca, para realizar envíos masivos deberías contar con un software de email marketing, estos son los principales motivos:
- Outlook solo permite enviar 300 correos electrónicos al día, con lo que trabajar con audiencias grandes no es viable bajo este paraguas, y este punto es clave en cualquier estrategia de marketing digital, personalizar y segmentar campañas es un punto vital para mejorar el rendimiento de las mismas.
- Mejora tu tasa de entrega, logrando con mayor éxito que tus emails lleguen al correo de tus destinatarios. Proveedores gratuitos como Gmail, Hootmail u Outlook no cuentan con unos servidores del mismo nivel de reputación que los de una herramienta especializada, y este es un elemento muy importante a la hora de garantizar que tus correos lleguen a la bandeja de entrada de tus clientes.
- Permiten analizar tus resultados para optimizar tus futuras acciones. Algo sencillo pero crucial en cualquier acción de marketing, obtener estadísticas es sumamente importante en el email marketing, ya sea para :
- Evaluar el éxito de una campaña a través de indicadores como la tasa de apertura y la tasa de clics
- Medir el rendimiento de tus campañas. Después de enviar tus emails, necesitas saber si se entregaron correctamente, cuántas personas los abrieron, cuántas hicieron clic en los enlaces, si compraron através de ellos etc.
- Solamente con un correcto análisis de resultados podrás evaluar tu estrategia y analizar qué aspectos están funcionando bien y cuáles necesitas mejorar. Ni Gmail ni Outlook te ofrecen esta herramienta de análisis, mientras que un servicio de email marketing com Mittum te muestra todos los KPIS clave.
- Gestionar la cancelación de suscripción. Realizar este proceso de forma manual es muy complicado y tedioso, además es bastante complicado garantizar que todas las demandas de cancelación sean tomadas en cuenta.
- Diseñar fácilmente tu newsletter. Para ello Mittum cuenta con un Drag&Drop y una serie de plantillas básicas sin necesidad de conocer código HTML o programación.
- Outlook no permite automatizar acciones, ni programar envíos. En este sentido la antelación y planificación es algo muy importante para cualquier acción de marketing digital, con lo que si realmente quieres aprovechar todo el potencial del canal deberías contar con una herramienta profesional que te permita realizarlas.
- Por último y no por ello menos importante, con herramientas profesionales de email marketing podrás garantizar un correcto cumplimiento del RGPD
Si cambias de opinión y te decides a utilizar una herramienta de email marketing gratuita nosotros somos la alternativa que buscas 😉