La comunicación dentro de la empresa, como actividad social y humana, tiende a tener deficiencias generados por los mismos colaboradores -internos y externos-, y estos se terminan reflejando en los medios de comunicación empleados por la organización.
Empecemos por entender esas deficiencias como malas prácticas no tanto generadas por el desconocimiento de lo que serían las buenas prácticas, sino también -y en muchos casos- por falta de cuidado y ética en la comunicación interna.
No importa si es grande o chica la empresa, si alguna vez has colaborado en grupo laboral podrás darte cuenta de la serie de problemas que se comienzan a generar a través del correo electrónico. Entre ellos, encontraríamos 3 que se pudieran considerar casi “pecados capitales” de la comunicación interna por correo electrónico:
Delatar a través del CCO
Dentro de las opciones de envío, podemos encontrar el “terrible” CCO (con copia oculta). Esto significa que el receptor en CCO podrá ver el mensaje enviado y ver hacia quien va dirigido sin que se delate que éste está recibiendo el correo.
Un tanto infame pero cierto, en las empresas se tiende a usar el CCO para delatar con los superiores o poner en evidencia al receptor a través del email, lo cual eventualmente conduce a ambientes de desconfianza dentro del equipo.
Te recomendamos no emplearlo salvo en donde específicamente se indique que debe ser copiado un receptor en CCO.
Usar el email como chat con todos en copia
En correos colectivos -como boletines electrónicos o un comunicado específico a un grupo-, existe la mala práctica de comenzar a utilizar el email como un chat y seguir copiando a todos dentro de la conversación.
El mensaje inicial, que bien pudiese ser un mensaje completo y bien estructurado, termina siendo una réplica de “OK”, “Me parece”, “¿Como estás?” y “Por cierto…”, entre otros.
Te recomendamos reglamentar esto dentro de las normas de trabajo de tu grupo o empresa y empujar al uso de otras herramientas si se necesita una conversación entre 2 personas.
Poner en CC a todos, aunque no les interese
También existe el “clásico caso” del colaborador que pone en CC (con copia) a prácticamente toda la plantilla del equipo, aunque muchas veces varios de estos no tengan que ver con el proyecto, tarea u objetivo del correo electrónico enviado.
Si bien varios de los colaboradores o superiores solicitarán se les ponga en copia para no perder hilo de la conversación -aunque tengan un papel secundario en ese proyecto o tarea-, el “mapa” de quien debe estar copiado o no suele ensuciarse y conduce a la mala práctica de poner en copia a todos.
Si éste es tu caso, hay que hacer un poco de trabajo en procesos de comunicación y delimitar grupos de trabajo para evitar el exceso de información no deseada.
Aunque pudieran parecer detalles burdos, estos vicios tienden a crear estrés y problemáticas grandes dentro de muchas organizaciones.
Si te sientes identificado o sufres por alguien con estos vicios dentro de tu proyecto o empresa, te recomendamos acércate a comentárselo y busquen remediarlo.
Claro está, que el problema es cuando el jefe es el mismo promotor de esto (…).
