¿Te vas por unos dias? ¿Demasiado trabajo o proyectos como para enfocarse en algo menos importante? Dentro de muchos clientes de correo electrónico, las auto-respuestas programadas son una de las mejores herramientas disponibles para mantener encendida la comunicación con todo nuestro círculo social y laboral.
Respuestas programadas, quejas evitadas
A grandes rasgos, estamos hablando de un correo que se genera como una respuesta automática inmediata a los que te hayan escrito un correo.
Así, las auto-respuestas programadas te permiten establecer, dentro del cuerpo del correo, los motivos o situaciones por los cuales no puedes responder de inmediato.
Normalmente (como parte de un protocolo), en este correo tú deberás de indicar el porqué te encuentras ausente o no disponible (vacaciones, un proyecto, viaje de negocios, entre otros), dando indicio de los espacios o canales por los cuales te pueden contactar y, posteriormente, cuándo te será posible responder de manera “normal” a tus correos electrónicos.
No importa si estás en Gmail o en Outlook, la gran mayoría de los servicios o agentes de correo electrónico te permitirán configurar las auto-respuestas programadas. Ésta es una opción que debes de tomar en cuenta sobre todo cuando tu dinámica laboral gira alrededor de la comunicación “uno a uno” con distintos usuarios (por ejemplo, en contextos B2B).
Programa con tiempo
Algo importante que debes tomar en cuenta es que los correos de auto-respuestas programadas pueden ser establecidos en cuanto a cuándo quieres que estos sean enviados a aquellos que te han escrito.
Por ejemplo, si creas un email de auto-respuestas programadas, puedes establecer que el correo de auto-respuesta enviado el “día 0”, es decir, que el contacto recibirá el mensaje en el mismo día en que ha enviado el correo; sin embargo, si se establece un mensaje para el “día 5”, el contacto recibirá el mensaje de auto-respuesta 5 días después de que se haya suscrito a la lista.
Si no tienes idea de cómo redactar este tipo de correo electrónicos, puedes basarte en la siguiente plantilla:
Hola.
Estaré fuera de la oficina del (día) de (mes) al (día) de (mes) con acceso limitado a mi correo electrónico.
En caso de cualquier solicitud urgente, favor de contactar a:
- Nombre de la persona
- Puesto
- Correo electrónico
A mi regreso, otorgaré seguimiento oportuno a su solicitud.
Saludos cordiales,
(insertar firma electrónica)
Si haces uso oportuno de estas prácticas o herramientas, te garantizamos algo: vas a reducir bastante el grado de enojo o frustración que un contacto tuyo puede generar por no responder a tiempo.
